No son pocas las comunidades que buscan un nuevo administrador. Las razones son varias, aunque existen factores comunes, como la falta de claridad en la rendición de cuentas, el desorden en los registros de ingresos y en los respaldos de egresos, la carencia de información acerca de los contratos de mantención y las frecuentes multas o indemnizaciones laborales.
Si nos hacemos las siguientes preguntas: ¿existe la comunidad perfecta?, ¿es posible tener una administración libre de errores?, ¿cómo puedo asegurarme de que no estamos expuestos a multas o demandas? La respuesta no parece simple, ya que una sola persona a cargo de todas las aristas de la administración tiende a cometer errores y deja expuesta a toda la comunidad.
La respuesta, según nuestra experiencia, está en la creación de equipos de trabajo, de una de red de apoyo y monitoreo permanente de la administración. Lo primero es elaborar un manual de procedimientos específico para cada comunidad y asegurarse de que se entienda y sea respetado por el administrador y los trabajadores antiguos y nuevos. En segundo lugar, está el apoyo contable, es decir, tener contadores asesores que revisen y corrijan cualquier error o falta en los registros de ingresos y egresos. En tercer lugar, está el apoyo a la gestión administrativa, que considera la revisión de contratos de mantención, sellos, certificaciones, capacitaciones, precios de servicios y la existencia de tres cotizaciones antes de efectuar gastos mayores. Por último, está la asesoría permanente en los temas laborales, como la revisión de antecedentes, contratos, libro de asistencia, horas extraordinarias, vacaciones, imposiciones, entre otros.
Pero hasta ahora hemos dejado sin resolver un importante tema: ¿cómo puede una comunidad financiar todo este equipo de apoyo sin que los gastos comunes suban considerablemente? Una solución está en cotizar y contratar este servicio con una empresa auditora, idealmente con un apoyo permanente a las comunidades a través de un servicio de auditoría preventiva, que considera visitas y reportes regulares de la gestión contable, administrativa y legal de la comunidad. De esta forma, los ahorros se percibirían en la medida que el servicio sea constante en al menos un año y el apoyo del equipo auditor, prácticamente, se autofinanciaría.
En resumen, y de acuerdo con lo expresado: sí es posible proteger o blindar a tu comunidad frente a errores voluntarios o involuntarios, multas, demandas y sobreprecios. Y la solución está en asesorarse correctamente por empresas especializadas, para asegurar que la administración se lleve en forma correcta, transparente y profesional.
Silvio Borie
Director de Clear Auditores